テレワーク導入企業の工夫

今年開催予定だった東京オリンピック・パラリンピックに備えてテレワークの準備をしてきた企業は少なくありません。ただ、これほどの規模でテレワークが実施されることになるとは想定していなかったと思います。多くの企業は感染症対策を機にテレワークを本格的に導入したと言えます。

いち早く取り組みを進めたのは大企業です。先進的に取り組む企業では、すでにオフィスを2分の1にする計画を立てたり、本社を地方に移転させたり、通勤費を実費にして在宅勤務手当を支給したりする企業も出てきています。「コロナ」がなければ、ここまでの動きになっていなかったかもしれません。

テレワークが一気に広がる中で、企業はさまざまな工夫を凝らしています。職場単位の工夫としては、朝礼と夕礼は多くの企業が実施しています。また、多くの企業が取り組んでいるのは、「1on1」(1対1)の強化です。その「1on1」もウェブツールではなく、電話を使ってコミュニケーションを深めている企業もあります。ウェブ会議で複数人で話すよりも、電話で1対1で話した方が、コミュニケーションが深まるということのようです。変革期だからこそコミュニケーションを図ることが大切です。

今回は、業務を見直す暇もなく、突発的にテレワークを導入したため、生産性が上がらなかったという話も聞きます。それも当然です。そうした場合、まずはテレワークをやってみて良かった点、悪かった点を従業員、管理職、経営者それぞれの立場で、相手の意見を否定せず洗い出してくださいと話しています。それらの課題をグループ分けして、重要性と緊急性の優先順位をつけると何が重要なのかがわかるはずです。どうすれば最適な方法が見つかるのかPDCAサイクルを回しながら、各企業にあった方法で答えを導き出していくことが大切です。

業務の「見える化」を進める

テレワークの最適化のためには、仕事の「見える化」を進めることがポイントです。例えば、自分の仕事やチーム全体の仕事の「在宅でできる仕事」と「出勤が必要な仕事」を洗い出し、そのうち「出勤が必要な仕事」については管理職が出勤した日にまとめて片付けてしまうという事例もありました。

他方、組織の中には、テレワークを導入できない仕事もあります。その場合、業務分担を見直して、人材交流を進める方法もあります。

対象業務の選定は「業務単位」で整理することがポイントです。実施できる業務についてはテレワークを導入する一方、今は実施できない業務についても、今後テレワークを実施できる業務にすることを並行して検討してください。

マネジメントの変化

テレワーク時代にはマネジメント改革も求められます。「トップダウン型のマネジメント」から「部下の力を引き出し、育てるマネジメント」への変化です。直接的な管理・監督が困難になるからこそ、「管理」を前提としたマネジメントから、部下の自主性・主体性を引き出すマネジメントへの変化が求められています。そのためには、マネジャーに対するマネジメント支援も重要です。

中小企業におけるテレワーク導入で、よく課題に挙げられるのはセキュリティー面の心配です。こうした質問を受けた場合、利用者の多いメジャーなサービスを利用するよう助言しています。利用者が多いほどセキュリティー対策にかけられる費用が潤沢だからです。そうしたサービスの無料の試用期間も活用しつつ、職場にあったツールを導入するといいでしょう。セキュリティー事故の約半数は人的要因によるものです。そのため社員に対する情報セキュリティーの意識付けを徹底することも大切です。

メリットを引き出す

テレワーク協会は、テレワークをあらゆる職場に導入すべきと訴えているわけではありません。そうではなく、テレワークを導入すれば、生産性が向上し、働く人のワーク・ライフ・バランスが充実し、就業者の確保や減少する労働力人口の対策にもつながるという効果があるからこそ、積極的な導入を推進しています。BCPだけではありません。テレワークは、育児や介護などの事情を抱えた人の離職を防ぎ、多様な人材の活用や労働力人口減少の緩和にも効果を発揮します。特に、テレワークが就業者にメリットをもたらすものであることが重要です。就業者にメリットがなければ、企業や、ひいては社会の発展につながりません。

若い世代ほどテレワークの導入にメリットを感じていることも重要です。実際、テレワークの導入を決断した中小企業で、それによって人材確保が容易になり、業績が向上し、優秀な人材がさらに集まるという好循環が生まれたという事例も報告されています。中小企業は、テレワークが売上や生産性の向上、コスト削減につながらなければ、導入を決断しませんが、古い価値観に固執する「粘土層」や「岩盤層」にならず、時代の変化を読み取り、それに対応していくことも求められています。テレワーク導入のためにはトップの決断が大切です。

今はまだ過渡期です。各企業で工夫を重ねながら、テレワークのメリットを最大限引き出していきましょう。